Politique de confidentialité et de gestion des données personnelles

1. Objet

La présente politique concerne les données collectées directement ou indirectement par le HUB des solutions et la FCCF dans le cadre de ses activités.

Elle a pour but de permettre à tout utilisateur ou partenaire de connaître de manière claire et précise les modalités de traitement des données collectées à son sujet.

2. Principe général

Le HUB des solutions et la FCCF ne recueillent aucun renseignement personnel sur vous, sauf si vous décidez, à votre entière discrétion, de les fournir volontairement.

3. Définitions :

  • Renseignements personnels : un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement.
  • Renseignements non personnels : toute autre données qui ne correspond pas à la définition de renseignements personnels.
  • Renseignements personnels sensibles : un enseignement personnel est considéré comme sensible lorsque de par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.
  • Responsable de la protection des renseignements personnels: personne désignée à ce titre par le HUB des solutions et la FCCF pour se conformer à loi en matière de renseignements personnels.
  • Utilisateur, ou contributeur de données : toute personne qui transfère des renseignements personnels ou non personnels, ou des droits sur ces renseignements personnels ou non personnels à la Le HUB des solutions et la FCCF.

4. Nature des données collectées

Les données qui sont susceptibles d’être collectées par le HUB des solutions et la FCCF sont :

  1. Des renseignements non personnels. Il s’agit de données que vous nous envoyez de manière explicite par la soumission d’un formulaire que vous avez rempli sur notre site ou sur celui d’un partenaire qui nous les transmet et qui sont gardés anonymes, aucune information permettant de vous identifier n’étant demandée ou conservée.
  2. Des renseignements personnels. Il s’agit de données permettant de vous identifier que vous nous envoyez de manière explicite par la soumission d’un formulaire que vous avez rempli sur notre site ou sur celui d’un partenaire qui nous les a transmises, ou pour établir une relation contractuelle ou un partenariat. Il s’agit alors de renseignements personnels. Dans ce cas de figure, il sera clairement indiqué les raisons de la collecte des renseignements personnels ainsi que les modalités de protection et de conservation de ces données.
  3. Des données qui sont automatiquement collectées par des outils de tierce partie lors de la consultation de notre site web ou de vos interactions numériques avec le HUB des solutions et la FCCF (ex. système de gestion du site web, système d’envoi de courriel). Le mode de gestion de ces données est décrit en détail au paragraphe 9 des présentes.

Ces trois types de données ne sont en aucun cas liées.

5. Personne responsable des données personnelles

La personne désignée comme responsable des renseignements personnels est Mme Marie-Christine Morin.

Il peut être contactée à l’adresse suivante : [email protected]

6. Utilisation des renseignements personnels par le HUB des solutions et la FCCF

Les renseignements personnels recueillis par Le HUB des solutions et la FCCF ne sont divulgués à personne d’autre que ses employés, ses conseillers, ou les personnes dont le travail est nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été explicitement recueillis. Ils ne seront partagés avec ces derniers qu’uniquement dans la mesure où ils en ont besoin pour s’acquitter d’une fonction liée à l’accomplissement de l’objectif énoncé.

Le HUB des solutions et la FCCF s’assurent que toutes les personnes qui ont accès à ces renseignements soient liées par des ententes de confidentialité qui les engagent à respecter les principes de la présente charte.

7. Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que vous avez fournis à la FCCF et au HUB des solutions, demander qu’ils soient mis à jour, de même que demander que soient modifiés ou supprimés certains renseignements ou données que Le HUB des solutions et la FCCF a recueillis, en transmettant un courriel à [email protected]

Dans ce cas, il peut vous être demandé de fournir un document d’identification approprié. Nous traiterons les demandes d’accès ou de modification conformément à la Loi applicable. Nous ferons de notre mieux pour vous répondre dans un délai raisonnable ,en tenant compte de la nature de votre demande.

8. Conservation des renseignements personnels

La Le HUB des solutions et la FCCF appliquent des mesures de sécurité adéquates afin d’assurer la protection des renseignements personnels si de telles données sont collectées.

La Le HUB des solutions et la FCCF a recours à des méthodes de gestion, outils et programmes de cryptage et d’authentification afin de protéger certains renseignements personnels qu’elle conserve ou pourrait conserver sur ses systèmes informatiques.

Les renseignements personnels recueillis ne seront conservés que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été explicitement recueillis ou le cas échéant pour la durée prévue par la Loi. Ils seront détruits par la suite.

9. Données collectées automatiquement sur le web

Vous êtes libre d’accéder à ce site Web et de l’utiliser sans que des renseignements personnels soient recueillis et sans divulguer votre identité.

Lors de la consultation de tout site web un échange de renseignements de base s’effectue toutefois automatiquement entre ce site web et l’appareil que vous utilisez pour accéder à ce site Web. Cet échange permet au gestionnaire du site web d’obtenir une série de renseignements :

  • le nom du domaine Internet que vous avez utilisé pour accéder au site Web, votre adresse IP (IP signifie « Internet Protocol », un numéro unique assigné à votre ordinateur ou tout autre appareil quand il est relié à Internet et qui permet
    d’acheminer sans erreur les documents à leur destinataire), le type de navigateur et de système d’exploitation que vous employez pour accéder au site Web,
  • la date et l’heure auxquelles vous avez accédé au site Web, les pages que vous avez visitées
  • si vous avez atteint le site Web à partir d’un autre site, le nom et l’adresse (URL) de ce site Web ainsi que la question (le cas échéant) que vous avez entrée dans un moteur de recherche et qui vous a mené au site; et toute autre information sur votre parcours de navigation.

Ces renseignements sont nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de notre site Web.

10. Renseignements supplémentaires recueillis sur le web via les fichier témoins

Lors d’une connexion au site web le HUB des solutions et de la FCCF un message apparaît afin de vous demander l’autorisation d’accepter la présence de fichiers témoins supplémentaires.

Si vous décidé d’accepter les renseignements supplémentaires suivants peuvent être communiqués au HUB des solutions et la FCCF via ce dispositif :

  • les pages web visitée,
  • le temps passé à chaque page,
  • l’information envoyée ou reçue,
  • le nom des fichiers téléchargés vers l’amont ou vers l’aval.

Ces renseignements sont utilisés par Le HUB des solutions et la FCCF pour vérifier la performance de son site Web, pour des fins d’administration de systèmes et pour rendre le site Web plus facile et convivial à utiliser.
Pour collecter et analyser certains de ces renseignements, Le HUB des solutions et la FCCF utilisent sur leurs sites web l’outil Google Analytics. Pour des détails sur la façon dont les renseignements ou données collectés sont utilisés par Google, Le HUB des solutions et la FCCF vous invite à consulter les Règles de confidentialité et conditions d’utilisation de Google. Si vous souhaitez désactiver l’envoi de vos données d’activité à Google Analytics, vous pouvez le faire en installant le module complémentaire de navigateur prévu à cet effet : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.

11. Envoi non sollicité de renseignement personnels

Le HUB des solutions et la FCCF ne souhaitent pas recevoir de renseignements personnels ou de nature confidentielle par le biais de leur site web ou par courrier électronique en dehors du cadre spécifiquement prévu à cet effet, c’est-à-dire par le biais d’une entente, d’un formulaire ou d’une page web sécurisés et conçus à cet effet ou sur demande expresse de sa part.
Tous les renseignements ou autres documents que vous pourriez lui envoyer en dehors d’un tel cadre spécifique seront considérés comme non confidentiels.

12. Échange de courriels avec le HUB des solutions et la FCCF

Vous reconnaissez et acceptez que les courriers électroniques que vous envoyez au HUB des solutions et à la FCCF ne sont pas nécessairement protégés avant d’arriver à destination sur ses serveurs. La confidentialité des renseignements ainsi transmis ne peut en être assurée avant d’être effectivement reçue sur les serveurs de Le HUB des solutions et la FCCF.
Dans le cas ou le HUB des solutions et la FCCF vous demande spécifiquement de lui transmettre des informations de nature personnelle ou confidentielle, les informations une fois reçues seront gérées et stockées de manière sécuritaire.

13. Lois applicables

Le présent acte, son interprétation, son exécution, son application, sa validité et ses effets sont assujettis aux lois applicables qui sont en vigueur en Ontario, Canada, dans le district judiciaire d’Ottawa.

14. Divulgations prévues par la loi

Vous acceptez et reconnaissez que le HUB des solutions et la FCCF est également autorisée à utiliser, divulguer ou communiquer vos renseignements personnels dans la mesure prévue ou requise par la loi, y compris en vertu d’ordonnances des tribunaux.

15. Limitation de responsabilité

Le HUB des solutions et la FCCF s’engagent à prendre tous les moyens raisonnables afin d’assurer un niveau de confidentialité et de sécurité des renseignements personnels adéquats.
Dans le cas où se produirait une cyberattaque ou un incident qui présente un risque élevé pour vos droits, cette violation vous sera notifiée dès que possible et le HUB des solutions et la FCCF prendront les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels.
Malgré ce qui précède, vous déclarez comprendre et reconnaître qu’aucun système informatique n’offre une sécurité absolue et qu’une part de risque est toujours présente lorsque l’on transmet des Renseignements personnels via Internet.

Vous acceptez ainsi que le HUB des solutions et la FCCF ne puissent être tenue responsable de toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte, vol, utilisation abusive ou altération des Renseignements personnels transmis ou hébergées sur nos systèmes ou ceux d’un tiers.
Vous déclarez également renoncer à toute réclamation à cet égard, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de la part du HUB des solutions et la FCCF.
En conséquence, vous acceptez de dégager le HUB des solutions et la FCCF, ses administrateurs, personnes liées et partenaires de toute responsabilité pour tout dommage de quelque nature que ce soit, qu’il soit direct ou indirect, accessoire, spécial ou consécutif en rapport avec l’utilisation de vos Renseignements personnels.

16. Cadre de gouvernance des données et de l’IA responsable

Le HUB des solutions et la FCCF s’est doté d’un document énonçant les principes de gouvernance de données et d’éthique qui guident sa conduite.
Ce document peut être consulté via ce lien.

17. Modifications de cette Politique

Le HUB des solutions et la FCCF se réservent le droit d’apporter à tout moment des modifications à la présente Politique. Telles modifications seront affichées sur nos sites Web et entreront en vigueur immédiatement après l’affichage.

 

CADRE DE GOUVERNANCE DES DONNÉES ET D’UTILISATION DE L’INTELLIGENCE AUGMENTÉE

1. Bien commun

Les données collectées et gérées par la FCCF servent à supporter sa mission : En tant que voix politique des arts et de la culture de la francophonie canadienne et acadienne reconnue, la FCCF se donne pour mission de se concerter avec son réseau pancanadien de membres, de développer des partenariats stratégiques et d’explorer les pratiques innovantes pour agir et rayonner sur le terrain.

Portée par ses valeurs, à savoir l’audace, la créativité, l’engagement, l’inclusion et la solidarité, la Fédération met de l’avant l’apport essentiel des arts et de la culture dans l’espace francophone d’un bout à l’autre du pays.
Porte-parole incontournable des organismes culturels et artistiques de la francophonie
acadienne et canadienne, la FCCF est un leader rassembleur et un interlocuteur national dédié à en coordonner et appuyer les actions.

2. Droit à la vie privée

La FCCF s’engage à agir conformément aux normes et standards les plus élevés en matière de protection des renseignements personnels et aux meilleurs principes, normes et pratiques de gouvernance des données reconnus internationalement.
La FCCF s’engage à faire preuve de la plus grande prudence quant à l’utilisation de données personnelles. Ces dernières ne seront utilisées que dans les cas où :

  • Elles sont nécessaires à la conduite de la mission de la FCCF ;
  • la FCCF dispose des moyens nécessaires à leur protection et aux respects des
    obligations juridiques qui y sont associées.

3. Sobriété numérique

La sobriété numérique est un engagement à ne collecter que les données nécessaires et utiles pour les fins de notre mission. La FCCF documente la raison d’être de chaque jeu de données collecté et sa durée de conservation.

4. Transition écologique

« Bien que les technologies de l’information représentent un levier à l’émergence de nouvelles solutions pour une transition écologique, l’impact environnemental du numérique n’est pas à négliger dû aux aspects de stockage, d’équipement et d’infrastructures. Il est essentiel de mettre les données au service de la résolution de la crise climatique, en appliquant des principes de sobriété écologique. »*
La FCCF vise à favoriser davantage la sobriété des données dans ses actions. C’est le corollaire de l’application du principe de sobriété numérique.

5. Universalité d’accès

La FCCF s’engage à mettre les données au service de la collectivité et du public. Pour ce faire, elle favorise l’usage et le partage de données ouvertes, lorsque cela est possible et n’entre pas en conflit avec les autres principes de ce cadre, notamment le droit à la vie privée.

6. Portabilité des données et interopérabilité

« La valeur des données réside dans leur capacité à circuler et à être partagées. Cette fluidité ne peut se faire sans une interopérabilité technique basée sur l’adhésion à des normes compréhensibles, documentées et reconnues. »*
La FCCF fait usage de normes reconnues de format ouvert. La FCCF adhère également aux initiatives de collaboration du milieu visant à promouvoir et à favoriser ces pratiques.

7. Expérimentation encadrée et précaution

La FCCF croit au potentiel de l’innovation. Dans le contexte d’expérimentations, nous adoptons une approche par étapes, guidée par le principe de précaution.

8. Cybersécurité

Afin de minimiser les risques d’intrusion, de perte, d’altération ou de divulgation de données, une protection doit être appliquée. Nous nous engageons à déterminer et mettre en œuvre les moyens nécessaires à la protection des données elles-mêmes, notamment celles à caractère personnel et confidentiel, si de telles données sont collectées.

9. Participation publique

La FCCF a à cœur les principes de consultation des personnes et des milieux concernés. Elle s’engage donc à déployer des mécanismes et des forums incluant des représentants de la société civile. Ces dispositifs permettent de supporter sa mission et d’enrichir son développement par l’ajout de nouvelles idées, l’identification d’enjeux et la mise en place d’un dialogue avec la communauté.
Ces mécanismes peuvent, entre autres, prendre les formes suivantes :

  • Ateliers de cocréation, incluant une diversité de participants ;
  • Tournées régionales afin d’élargir la portée géographique de nos actions et prendre en compte les réalités de différents territoires ;
  • Tests et sondages intégrant des cohortes diversifiées et des représentants de la communauté ;

10. Principe d’innovation et IA responsable

La FCCF a pour objectif de promouvoir l’utilisation à bon escient des technologies, l’innovation et l’utilisation de l’intelligence augmentée (IA) au service de sa mission. Cela implique d’assurer au préalable une gouvernance éthique, prudente et responsable de ces données, dans le respect des lois et de la vie privée des individus. Nous reconnaissant l’utilité, la pertinence et le potentiel de l’intelligence augmentée dans la mesure où elle est déployée en conformité avec les principes décrits dans la présente charte.

RÉFÉRENCES

Ce texte reprend les termes du cadre de gouvernance des données et de l’utilisation de l’intelligence augmentée de Culturepédia 1.0.
Il s’inspire également de la Déclaration de Montréal pour un développement responsable de l’intelligence artificielle.